Le aziende oggi sono molto impegnate sull’analisi dei fattori che influenzano la produttività e sul miglioramento delle proprie attività e processi interni. Un tema di forte interesse è quello della reingegnerizzazione dei processi paper-intensive allo scopo di ottenere processi aziendali più efficienti, ridurre l’impatto ambientale legato all’uso della carta oltre che i costi derivanti.
Il termine “paper-less office”  si riferisce ad un ambiente di lavoro in cui l’utilizzo dei documenti cartacei è ridotto grazie alla possibilità della loro digitalizzazione. In realtà, sebbene la tecnologia offra grandi possibilità in questo senso, l’impiego della carta negli uffici è ancora di uso comune. Utilizzare documenti di questo tipo comporta diversi svantaggi: inquinamento ambientale, difficolta di tipo organizzativo, aggravio dei costi di gestione, ecc.
Attraverso il presente progetto si propone la reingegnerizzazione dei processi operativi aziendali al fine di renderli paper-less. I processi interessati sono quelli che richiedono un consumo di carta significativo e sono principalmente quelli in cui sono previste le fasi di firma e convalida di documenti e che quindi prevedono la necessità di avere stampe su supporto cartaceo. La tecnologia oggi offre numerose soluzioni da utilizzare per ridurre il consumo di carta negli uffici con conseguente risparmio sui costi legati non solo alla carta, ma anche al tempo nel reperire le informazioni e agli spazi di archiviazione.